Officialcommissie

De regio officalcommissie zwemmen is als volgt:

commissielid taak e-mail
Jeanne van den Bosch voorzitter
Patricia van Grevenbroek secretaris
Max Curfs carrièregang en inzetplanning
Hennie Willemsen administratie
Wim Mintjes opleidingen
Remko Wagenvoort ondersteuning opleidingen
Riëtte Vonhof beoordelingen 3 en J
Stefan Meun Visser administratie
Martien van Deijzen penningmeester

Officialadministratie

Door:

De officialcommissie kan het werk (zie Regio Official Commissie) alleen goed doen met een volledige en actuele administratie.
Daarom een oproep aan de VOFs: geef s.v.p. wijzigingen door, bijv. verhuizingen, verandering telefoonnummers, nieuwe e-mailadressen,overstap naar andere vereniging. Het is ondoenlijk om steeds weer in de KNZB ledenadministratie in Sportlink te zoeken naar veranderingen. Bovendien wordt Sportlink lang niet altijd even goed bijgehouden door de ledenadministraties van de verenigingen.

De Regio Official Commissie is alleen bevoegd tot het muteren van de bevoegdheden in Sportlink KNZB (en dus Splash Meetmanager/officialbase). Dat gebeurt naar aanleiding van nieuwe aanstellingen na cursus en/of beoordelingen.

De commissie houdt aan de hand van de ontvangen voorbladen de fungeerbeurten van de officials bij en controleert twee keer per jaar of zij voldoende hebben gefungeerd om hun officialbevoegdheid te mogen houden. Voor het behoud van de bevoegdheid 4 moet er tenminste drie keer per 12 maanden worden gefungeerd, voor alle andere bevoegdheden is dat minimaal vier keer per jaar. De controle wordt uitgevoerd aan het einde van het kalenderjaar en aan het einde van het zwemseizoen.

De KNZB ledenadministratie in Sportlink is beperkt toegankelijk. Meestal is alleen de ledenadministratie of de penningmeester bevoegd daarin te muteren. De zwemsecretariaten bij de verenigingen kunnen daar vaak niet bij, maar hebben bijv. voor het organiseren van wedstrijden en het samenstellen van de jury wel behoefte aan informatie. Als service aan de verenigingen stelt de officialcommissie www.zwemofficial.nl beschikbaar. Alle officialgegevens zijn daarin opgenomen, ook wanneer ze waar als wat hebben gefungeerd.
Zwemofficial wordt ook gebruikt bij het maken van de inzetplanning, zeg maar het aanstellen van officials om namens de KNZB te fungeren bij wedstrijden. Bovendien worden de wedstrijdgegevens geregistreerd, wordt vastgelegd wie er bij welke wedstrijd in de jury heeft gezeten en ook het voorblad van de wedstrijd wordt in Zwemofficial opgeslagen en is zo altijd weer te raadplegen.

Zwemofficial is inmiddels gereorganiseerd. Overijssel en Gelderland bestaan niet meer. Nu is er alleen Regio Oost. Nog wel wat dubbele dingen, maar die worden er nog uitgehaald.

Zwemofficial bestaat uit een openbaar deel en een niet openbaar deel. In het openbare deel van Zwemofficial worden geen adres- en telefoongegevens meer van de officials getoond. Dat heeft te maken met de privacy regelgeving, die het gewoon niet toestaat om persoonsgegevens zomaar openbaar te maken. VOFs kunnen toestemming krijgen om wel de beschermde gegevens te kunnen inzien. Zij moeten dan worden aangemeld als gebruiker van het systeem en kunnen dan inloggen. Als je dat wilt, dan graag bij aanmelden.

Nieuwe ontwikkeling

Door:

Binnen de KNZB wordt gedacht over de ontwikkeling van een “officialkalender”. Een internet applicatie, waarmee officialcommissies en verenigingen juryleden kunnen koppelen aan wedstrijden. De specificaties moeten nog worden opgesteld en ook nog een plan van aanpak, maar het komt er zeer waarschijnlijk wel. Ik vermoed over twee jaar. Belangrijke voorwaarde: Sportlink moet actueel zijn, met name het e-mailadres van de officials, want de geautomatiseerde communicatie zal via e-mail gaan. Dat zal een grote discipline vergen van de verenigingen in het bijhouden van Sportlink. Verder wordt het met de komst van dit systeem hoogstwaarschijnlijk verplicht om het voorblad ook in Spash Meetmanager te maken. Daar nu al vast wat mee oefenen kan zeker geen kwaad.

Jullie weten dat officials
a. lid dienen te zijn van een bij de KNZB aangesloten zwemvereniging en
b. de vereniging de official als bondslid moet hebben aangemeld bij de KNZB.
In een aantal gevallen is dat echter niet zo. Als je als vereniging een jurylid opstelt, die niet correct bij de KNZB is geregistreerd, loop je een redelijk groot risico. De jurysamenstelling voldoet dan namelijk niet aan de reglementaire bepalingen en daardoor kunnen alle resultaten van de wedstrijd ongeldig worden verklaard en uit de ranglijsten worden geschrapt. Ik denk niet dat iemand van jullie dat een acceptabel risico vindt. Let daar dus goed op, zorg dat jouw officials goed zijn geregistreerd. Als de nieuwe officialkalender er straks is, zal het niet meer lukken om officials die niet correct zijn opgenomen in Sportlink in te zetten als jurylid bij wedstrijden.

Voorbladen

Door:

Ik heb gemerkt, dat er bij de verenigingen onduidelijkheid bestaat over het invullen van het voorblad (juryblad) van het proces-verbaal van de wedstrijden en over wat na afloop van de wedstrijd waar naartoe moet worden gestuurd.

Om met het eerste te beginnen: wat er op het voorblad (juryblad) moet staan, is geregeld in artikel 15 van het KNZB reglement Zwemmen en in bijlage D1 van dat reglement, onder letter C en in de Toelichting op het zwemreglement, punt AL12.
a. gegevens over het zwembad: naam, plaats, aantal banen, baanlengte;
b. gegevens over de wedstrijd: soort wedstrijd, datum, tijdstippen begin en einde wedstrijd, organiserende instantie;
c. gegevens over de jury: voorletter(s), achternaam, woonplaats, bevoegdheid,
juryfunctie;
e. eventuele opmerkingen scheidsrechter en/of jurysecretaris (bijv. afwezigheid juryleden);
k. vermelding gebruikte methode van tijdwaarneming;
m. handtekening scheidsrechter en jurysecretaris.

Dit is wat er minimaal op moet. Meer mag wel! Zo worden vaak ook vermeld watertemperatuur, begin juryvergadering, wanneer pauze en startmethode. Dat laatste twee punten horen eigenlijk in het wedstrijdprogramma, maar staan bijna altijd op het voorblad.

Wat de klokkencontrole betreft is alleen de vermelding dat de controle heeft plaatsgevonden en de uitkomst daarvan voldoende. De tijden van de klokkencontrole hoeven niet op het voorblad te worden vermeld.

De baan- en functie-indeling van de officials hoeven niet meer op het voorblad te staan. Voldoende is aan te geven welke juryfunctie iemand heeft: tijdwaarnemer, jurysecretaris, kamprechter, starter of scheidsrechter.

De klokcontrolebriefjes en de door de scheidsrechter gemaakte baan- en functie- indeling van de juryleden moeten wel bij de wedstrijdpapier worden bewaard door de organiserende instantie, net als de tijdbriefjes, kamprechterskaarten en het originele ondertekende voorblad.

Al vanaf september 2011 is de vermelding van de deelnemende verenigingen niet meer nodig. Voor het publiek is het echter wel aardig dat het erop staat.

Omdat de administratieve boetes wegens het niet gestand doen van een inschrijving nu geautomatiseerd worden afgehandeld, is de vermelding AFGEM, NG of NG-ZA in de uitslag voldoende en hoeft dat niet meer op het voorblad te worden weergegeven.

Soms staat op het voorblad nog: aantal dagstartvergunningen. Dat is echt verleden tijd. Aan de startnummers zie je ook het verschil niet meer en de controle op het met een geldige startvergunning is volledig geautomatiseerd en daarom is vermelding op het voorblad niet meer nodig.

WAT MOET ER WORDEN OPGESTUURD NAAR WIE

Het is reglementair verplicht het door de scheidsrechter en jurysecretaris
ondertekende juryblad op te sturen naar de Regio Official Commissie. Dat moet de organiserende instantie doen binnen drie dagen na de wedstrijddag. Het te laat opsturen van het voorblad kan zelfs worden beboet!
Als er officials van buiten de eigen regio in de jury hebben gezeten, is het raadzaam om het voorblad ook aan de desbeterffende andere Regio Official Commissie te sturen. Adressen kun je vinden op de sites van die regio’s.

Aan de hand van de KNZB webkalender kan ik controleren of ik alle voorbladen heb ontvangen. Dat controleer ik op de donderdag. Voor ontbrekende voorbladen neem ik contact op met de VOF en het zwemsecretariaat van de organiserende vereniging.

Ook voor wedstrijden die buiten de Regio Oost worden georganiseerd, moeten de voorbladen naar mij worden gestuurd, als daar een official uit Oost heeft gefungeerd. De official is daar zelf verantwoordelijk voor! Komt het voorblad niet, dan wordt er ook geen fungeerbeurt genoteerd.

Ik hoef alleen maar het ondertekende voorblad te hebben. Als er echter een protest is geweest, dan graag ook die meesturen, want daar moeten we als officialcommissie wat mee.

Afmeldingsformulieren hoeven niet te worden opgestuurd. Die moeten wel door de organiserende vereniging worden bewaard bij de wedstrijdpapieren.

Ook het lxf-resultatenbestand en het pdf-uitslagenbestand hoeven niet te worden opgestuurd. Uploaden van het lxf-bestand naar de KNZB webkalender is voldoende.