Verenigingen die, alleen of samen met een andere vereniging, interesse hebben om in samenwerking met Regio Oost één of meer kampioenschappen in het seizoen 2018-2019 te organiseren, worden hierbij uitgenodigd om naar het organiseren van één of meer van deze evenementen te solliciteren.
De organisatie van een Regiokampioenschap is voor een vereniging een goede gelegenheid om zich naar buiten te presenteren en draagt binnen de vereniging bij aan een enthousiast kader.

Hoe gaat het organiseren van een Regiokampioenschap in zijn werk?
Voor een dergelijk kampioenschappen treedt een lid van de Regionale Zwemcommissie (RZC) op als coördinator. De coördinator maakt de afspraken met de vertegenwoordigers van de organiserende vereniging.
De organiserende vereniging besluit zelf hoe zij invulling wenst te geven aan de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld door het instellen van een organisatiecommissie. De coördinator heeft geen bemoeienis met de samenstelling of werkwijze van de organisatiecommissie, maar ziet toe op een goed verloop van de te verrichten activiteiten.

Voor de organisatie is een draaiboek beschikbaar dat in samenwerking met de organiserende vereniging wordt ingevuld en gerealiseerd. Afhankelijk van de omvang van het evenement dient een aantal medewerkers beschikbaar te zijn om alles in goede banen te leiden. Extra zitplaatsen kunnen bijvoorbeeld worden gecreëerd door het bijplaatsen van tribunes. Ook voor andere eventuele knelpunten wordt binnen de organisatiecommissie een oplossing gezocht.

Twee type wedstrijden

1. Kampioenschappen waarbij de organiserende vereniging volledig verantwoordelijk is voor de organisatie van deze wedstrijd. Dit zijn de zogenaamde self-supporting wedstrijden waarbij de inkomsten en uitgaven voor rekening van de organiserende vereniging zijn.

2. Kampioenschappen waarbij de organisatie van de wedstrijd zich beperkt tot de organisatie van het badrandgebeuren. De voornaamste taken bestaan uit het inrichten van de wedstrijdaccommodatie en de ontvangst van deelnemers, jury, bezoekers en genodigden. De organiserende vereniging krijgt een vooraf overeengekomen vergoeding voor de werkzaamheden.

Self-supporting wedstrijden:

• Gelderse kampioenschappen korte baan 17/18 & 24/25 november 2018
• Overijsselse kampioenschappen korte baan 17/18 & 24/25 november 2018
• Gelderse B-kampioenschappen korte baan  13 & 14 december 2018
• Overijsselse B-kampioenschappen korte baan 13 & 14 december 2018
• Gelderse Minioren Sprintkampioenschappen 30 maart 2019
• Overijsselse Minioren Sprintkampioenschappen 30 maart 2019
• Gelderse kampioenschappen lange baan 18/19 & 25/26 mei 2019
• Overijsselse kampioenschappen lange baan 18/19 &  25/26 mei 2019
• Gelderse B-kampioenschappen 15 & 16 juni 2019
• Overijsselse B kampioenschappen 15 &  16 juni 2019

Organisatie badrandgebeuren:

• Gelderse Minioren Clubmeet 10 november 2018
• Overijsselse Minioren Club meet 10 november 2018
• Regionale Lange Afstand Kampioenschappen 9 & 10 maart 2019
• Gelderse miniorenfinales 1 & 2 juni 2019
• Overijsselse miniorenfinales 1 & 2 juni 2019

Algemene eisen betreffende de organisatie van provinciale kampioenschappen:
De organiserende vereniging zorgt voor voldoende medewerkers voor een goed verloop van het kampioenschap. De werkzaamheden worden in overleg met de coördinator vastgesteld.
De coördinator vraagt toestemming bij de KNZB voor het houden van de wedstrijd. Sponsoruitingen in welke vorm dan ook zijn na instemming van de coördinator toegestaan en dienen te voldoen aan de ter zake geldende KNZB reglementen.

Eisen betreffende de accommodatie:
Minimaal 5 banenbad, bij voorkeur met aparte gelegenheid voor in- en uitzwemmen. Het bad moet geschikt zijn voor het gebruik van elektronische tijdmeetapparatuur.
Voor alle kampioenschappen kunnen zwemmers met een classificatie zich inschrijven indien zij voldoen aan de gestelde limieten. Er dienen faciliteiten aanwezig te zijn die deze zwemmers in staat stellen hun wedstrijden te zwemmen.
De gebruiksvergunning voor het zwembad laat het toe dat het totaal van de te verwachten aantallen zwemmers, begeleiders, officials, gasten en publiek (in totaal circa 425) in het zwembad aanwezig zijn.
De juryvergadering moet kunnen plaatsvinden in een passende ruimte in de directe nabijheid van het wedstrijdbassin. Dat geldt ook voor de plaats waar het jurysecretariaat zijn werkzaamheden in rust kan verrichten.
De ruimte voor de voorstart heeft een directe toegang tot het startplatform.
Tijdens de wedstrijd dienen scheidsrechter en speaker direct oogcontact met elkaar te kunnen hebben en zo mogelijk in elkaars nabijheid te kunnen functioneren.

Sollicitatieprocedure
Sollicitaties dienen uiterlijk 15 mei 2018 per e-mail te worden gestuurd naar de secretaris van de Zwemcommissie, e-mailadres: . De ontvangst van de sollicitatie wordt per e-mail bevestigd.

In de sollicitatie of vooraanmelding dient tenminste te worden aangegeven of en in welke mate aan de algemene eisen en aan de eisen betreffende de accommodatie kan worden voldaan. Eventueel wordt door de coördinator of een ander lid van de Zwemcommissie contact met de solliciterende vereniging opgenomen voor verduidelijking of nadere informatie.
Na beoordeling van de ontvangen sollicitaties zal door de RZC uiterlijk op 1 juni 2018 een voorlopige toewijzing volgen. Daarna zal de begroting voor het evenement worden opgesteld, waarna al dan niet de definitieve toewijzing volgt.

Voor verdere informatie kunt u terecht bij de secretaris van de RZC,

e-mail: