Declaratierichtlijn

Ontleend aan concept handboek administratie KNZB Regio Oost.

1.c.iv Declaratierichtlijnen

Vrijwilligers

Vrijwilligers declareren hun kosten op het formulier RO declaratieformulier vrijwilliger (nr 3).xls. Als er uitgaven zijn gemaakt dienen die met een factuur/bon onderbouwd te zijn. De te declareren kilometers dienen gebaseerd te zijn op de meest gebruikelijke en kortste route. De hoogte per kilometer wordt door de KNZB vastgesteld. De te declareren kilometers dienen in verband te staan met de uitvoering van de functie binnen de regio-organisatie. Reiskosten voor bijeenkomsten die door bondsbureau worden uitgeschreven dienen bij het bondsbureau gedeclareerd te worden.

Als per openbaar vervoer wordt gereisd worden deze kosten vergoed tegen overlegging van vervoersbewijs of uitdraai van registratie.

Er worden geen parkeerkosten, pont- / veerkosten, verkeersboete vergoed. Deze zijn begrepen in de hoogte van de kilometervergoeding. Kosten dienen altijd vooraf afgestemd en geaccordeerd te zijn door de verantwoordelijke portefeuillehouder / commissie. De declaratie dient altijd bij de verantwoordelijke portefeuillehouder te worden ingediend. Indien uitgaven worden gemaakt voor blijk van waardering dan mag dit geen envelop met geld zijn of algemene cadeaubon, tenzij schriftelijk akkoord van regiopenningmeester (na overleg met regiovoorzitter).

Het is mogelijk dat een vrijwilliger namens de regio een geld ontvangende functie betrekt. Denk hierbij aan verkoop programma boekjes / entreegelden. De vrijwilliger gebruikt dan formulier RO Afrekenstaat (nr 4).xls. Indien uit de afrekenstaat blijkt dat de vrijwilliger meer heeft ontvangen aan entreegeld, etc., dan op dat evenement door de vrijwilliger is uitgegeven, dient het meerdere binnen een week na evenement betaald te worden op de bankrekeningnummer:
NL91 ABNA 0567 5334 09, t.n.v.KNZB Oost, o.v.v. datum en naam evenement.

LET OP: in veld “omschrijving voor betalingskenmerk” kunt u voor '4 afrekenstaat' maximaal 5 karakters toevoegen die bij uitbetaling gemeld worden en bij '3 declaratieformulier vrijwilliger' maximaal 8 karakters. Deze omschrijving wordt bij de uitbetaling gebruikt en komt op uw eigen bankafschrift te staan. Meer karakters is niet mogelijk door beperking in de software.
Tip van de penningmeester: gebruik datum van indienen declaratie! Bijvoorbeeld 30-11 (voor 30 november).
 

Zie voor specifieke richtlijnen ook bij de afzonderlijke afdeling.

Organisatiekosten

Bij organisatiekosten wordt in de basis ervan uit gegaan dat de leverancier een factuur opstelt conform de factuurrichtlijnen die in de wet zijn voorgeschreven. Ter informatie: Naam/adres leverancier, iban-nummer, factuurnummer, factuurdatum, btw gegevens (percentage en bedrag per percentage). De desbetreffende factuur dient door de portefeuilleverantwoordelijk voor akkoord te zijn afgetekend. De portefeuilleverantwoordelijke dient de uitgaven ook te toetsen aan de afdelingsbegroting. Op de factuur of in bijgaande e-mail wordt de grootboeknummer en kostenplaats gemeld. De tenaamstelling moet zijn KNZB Regio Oost!

Indien grote uitgaven plaats moeten vinden en de leverancier vooraf, of onder bepaalde tijdsperiode betaald moet worden dan dient dit vooraf met regiobestuur afgestemd te worden. Na akkoord en overleg met regiobestuur kan uitbetaling vooraf plaatsvinden.